Du hører sikkert til blandt de mennesker, der dagligt skriver og modtager mange e-mails.

Men tænker du nogen sinde over, hvordan du udtrykker dig, når du skriver en e-mail og hvordan modtagerne opfatter dine e-mails?

Når vi taler ansigt-til-ansigt med en person, aflæser vi - helt ubevidst - personens kropssprog og kan med det samme aflæse, hvordan vedkommende reagerer på det man siger. Taler vi i telefon, kan vi også høre på personens stemmeleje, hvordan han/hun reagerer på ens budskab. 

Det forholder sig derimod helt anderledes, når vi afsender et skriftligt budskab. Her kan modtageren udelukkende forholde sig til måden vi skriver på og kan under læsningen ikke få korrigeret evt. misforståelser.

Det er derfor vigtigt, at vi både tænker over hvordan vi formulerer os og hvilke effekter vi gør brug af, når vi skriver vores e-mails. Dermed kan vi minimere risikoen for, at vores meddelelser opfattes forkert hos modtageren. Som modtagere formoder vi at afsenderen virkelig mener det han/hun har skrevet, og lynhurtigt afkoder vi det "tonefald" meddelelsen er skrevet i. Derfor kan den uheldige effekt af ugennemtænkte skriftlige meddelelser let blive alvorlig.

Her er et par eksempler på hvad, vi mener, du bør være opmærksom på, når du sender en e-mail:

Lad være med at råbe

Når man bruger versaler (store bogstaver) i en skreven tekst, er det et typisk tegn på at man råber eller taler meget bestemt.

Eksempel:
HVORNÅR KAN JEG FORVENTE AT FÅ MINE VARER?
Ovenstående kan næsten kun opfattes negativt og tilsvarende effekt risikerer man at opnå med overdreven brug af bold (fed) skrift og unormalt store bogstaver.  

Overdriv ikke udråbstegn og spørgsmålstegn

En anden ting der også næsten kun kan opfattes negativt, er når du bruger flere udråbstegn eller spørgsmålstegn efter hinanden.

Eksempel:
Hvornår kan jeg forvente at få mine varer????
Her kan man næsten høre hvordan afsenderen har trykket gentagne gange på spørgsmåltegnet - DAM DAM DAM DAM. Det kan næsten kun opfattes som om afsenderen er godt og grundigt irriteret.

Konklusion

For at undgå ovenstående situationer, og få udryddet små tastefejl som let giver et sjusket indtryk, er det altid en god ide at læse det igennem, som man netop har formuleret, før man trykker "send". Hvis man giver sig tid til at stille spørgsmålet: Hvordan ville jeg selv reagere, hvis jeg modtog denne meddelelse? vil den afsendte besked ofte blive mere tydelig og mange misforståelser vil kunne undgås. Man skal begrænse sig til at skrive det, man kan stå ved, og ikke falde for fristelsen til at skrive det man i en ophedet situation har lyst til for at "få luft". Ligeledes skal man heller ikke vælge den lette mailløsning, når det drejer sig om meddelelser, der er vanskelige at overbringe, fordi det direkte berører modtageren. Dermed også sagt, at kommunikation pr. e-mail er genialt til mange formål, men det har - som alt mulig andet - sine begrænsninger.
Håber ovenstående har givet dig lidt at tænke over, når du fremover skal skrive brev og sende e-mails.

Hvis du selv har oplevet at misforstå eller selv blive misforstået, så del det endelig med vi andre. Det kan du gøre ved at tilføje en kommentar nederst på siden.